emjumeЭкономика и управлениеEconomics and Management1998-16273033-7984СПбУТУиЭ10.35854/1998-1627-2021-1-23-31emjume-1068Research ArticleЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКАDIGITAL ECONOMICSМодульно-интеграционная модель электронного документооборота в местных органах властиModular Integration Model of Electronic Document Management in Local AuthoritiesМуковнинМ. А.MukovninM. A.

Муковнин Максим Александрович - преподаватель кафедры региональной экономики и менеджмента

305040, Курск, Челюскинцев ул., д. 19, корп. 1

Maksim A. Mukovnin - Lecturer of the Department of Regional Economics and Management

19/1, Chelyuskintsev Str., Kursk, 305040

maksimmuxovnin@gmail.comВертаковаЮ. В.VertakovaYu. V.

Вертакова Юлия Владимировна - доктор экономических наук, профессор, заведующий кафедрой региональной экономики и менеджмента305040, Курск, Челюскинцев ул., д. 19, корп. 1

Yuliya V. Vertakova - D.Sci., Ph.D. in Economics, Professor, Head of the Department of Regional Economics and Management19/1, Chelyuskintsev Str., Kursk, 305040

vertakova7@yandex.ruЮго-Западный государственный университетРоссияThe Southwest State UniversityRussian Federation2021160420212712331Copyright © Муковнин М.А., Вертакова Ю.В., 20212021Муковнин М.А., Вертакова Ю.В.Mukovnin M.A., Vertakova Y.V.This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 License.https://emjume.elpub.ru/jour/article/view/1068Цель

Цель. Разработать модульно-интеграционную модель электронного документооборота в местных органах власти.

Задачи

Задачи. Проанализировать современное состояние публичного сектора в условиях цифровой трансформации и систем электронного документооборота в местных органах власти; на основе проведенного анализа обосновать целесообразность внедрения систем электронного документооборота; провести реинжиниринг административных процессов местного органа власти; сформировать модель системы электронного документооборота; предложить модульно-интеграционную модель внедрения электронного документооборота в местных органах власти.

Методология

Методология. С помощью общих методов научного познания, сравнительного анализа и реинжиниринга бизнес-процессов приведены результаты разработки модульно-интеграционной модели электронного документооборота в местных органах власти.

Результаты

Результаты. Предложена модульно-интеграционная модель внедрения электронного документооборота в местных органах власти, поддерживающая осуществление следующих функций: выполнение унифицированных процедур прохождения, передачи и обработки документов на основе сложившихся правил бизнес-логики; введение в хранилище документов, накопление, хранение документов и их регистрационных карточек; заполнение данными структуры регистрационной карточки с  помощью различных полей и поиск регистрационных карточек по любым реквизитам; сквозной контроль ответственными лицами сроков исполнения документов, оповещения исполнителя и контролера о приближении сроков контроля, о невыполненных в срок документах; поддержка шаблонов для создания документов; формирование, просмотр и печать аналитических данных с возможностью отбора данных по определенным критериям; создание и поддержка архивных данных за предыдущие годы; функционирование механизма бизнес-логики (workflow), что обеспечивает автоматизированное формирование пути обработки документа между ответственными исполнителями местных органов власти; автоматическая обработка обращений граждан, зафиксированных на официальном сайте.

Выводы

Выводы. Разработана и апробирована модульно-интеграционная модель электронного документо-оборота в местных органах власти, которая предусматривает возможность технологического соединения большого количества модулей для повышения функционала системы, является открытой и  может быть усовершенствована как с точки зрения взаимодействия с внешней средой — системами электронного документооборота других местных органов власти, органов государственной власти и их территориальных подразделений (через соответствующие технологические программные шлюзы), так и путем отладки внутреннего взаимодействия, т. е. через добавление новых модулей (предоставление услуг в электронном виде, обработка электронных петиций, консультирование с  общественностью, формирование проектов управленческих решений) и настройку правил обработки документов средствами встроенной бизнес-логики.

Aim

Aim. The presented study aims to develop a modular integrated model of electronic document management in local authorities.

Tasks

Tasks. The authors analyze the current state of the public sector in the context of digital transformation and electronic document management systems in local authorities; substantiate the practicability of implementing electronic document management systems based on the conducted analysis; reengineer the administrative processes of a local authority; develop a model of the electronic document management system; propose a modular integration model for the implementation of electronic document management in local authorities.

Methods

Methods. This study uses general scientific methods of cognition, comparative analysis, and reengineering of business processes to present the results of the development of a modular integration model of electronic document management in local authorities.

Results

Results. The proposed modular integration model for the implementation of electronic document management in local authorities supports the following functions: standardized document flow, transmission, and processing procedures based on the existing business logic rules; import, accumulation, storage of documents and their registration cards; populating data fields in registration cards and searching registration cards by any details; end-to-end supervision of document execution by competent persons and notification of the worker and the supervisor about the approaching supervision deadlines and overdue documents; support of templates for creating documents; forming, viewing, and printing analytical data with the possibility of selecting data based on certain criteria; creation and support of archived data for previous years; functioning business logic (workflow) that enables automated formation of the document processing flow between the responsible workers of local authorities; automatic processing of citizen appeals submitted via the official website.

Conclusion

Conclusion. The authors develop and test a modular integration model of electronic document management in local authorities, which makes it possible to technologically connect a large number of modules to enhance the functionality of the system while also being open to improvement both in terms of interaction with the external environment – electronic document management systems of other local authorities, state authorities, and their territorial divisions (through appropriate technological software gateways), and by tweaking internal communication, i.e. by adding new modules (provision of services in electronic form, processing of e-petitions, public relations, formation of management solution projects) and setting rules for the processing of documents by means of the built-in business logic.

цифровизацияпубличное управлениеэлектронный документооборотместные органы властиреинжинирингмодульно-интеграционная модельdigitalizationpublic administrationelectronic document managementlocal authoritiesreengineeringmodular integration modelисследование выполнено при поддержке гранта Президента РФ по государственной поддержке ведущих научных школ России № НШ-2702.2020.6 «Концептуальные основы новой парадигмы экономическо-го развития в эпоху технологической и социальной трансформации»This study was funded by the grant of the President of the Russian Federation for state support of leading scientific schools of the Russian Federation НШ-2702.2020.6 “Conceptual foundations of a new economic development paradigm in the era of technological and social transformations”ReferencesБабкин А. В., Буркальцева Д. Д., Костень Д. Г., Воробьев Ю. Н.Формирование цифровой экономики в России: сущность, особенности, техническая нормализация, проблемы развития // Научно-технические ведомости Санкт-Петербургского государственного политехнического университета. Экономические науки. 2017. Т. 10. № 3. С. 9–25. DOI: 10.18721/JE.10301Babkin A.V., Burkal’tseva D.D., Kosten’ D.G., Vorob’ev Yu.N. Formation of the digital economy in Russia: Essence, features, technical normalization, development problems. Nauchno-tekhnicheskie vedomosti Sankt-Peterburgskogo gosudarstvennogo politekhnicheskogo universiteta. Ekonomicheskie nauki = St. Petersburg State Polytechnical University Journal. Economics. 2017;10(3):9-25. (In Russ.). DOI: 10.18721/JE.10301Вертакова Ю. В., Толстых Т. О., Шкарупета Е. В., Дмитриева В. В.Трансформация управленческих систем под воздействием цифровизации экономики: монография. Курск: Юго-Западный государственный университет, 2017. 156 с.Vertakova Yu.V., Tolstykh T.O., Shkarupeta E.V., Dmitrieva V.V. Transformation of management systems under the influence of digitalization of the economy. Kursk: Southwestern State University; 2017. 156 p. (In Russ.).Панченко В. Е., Сироткина Н. В. Развитие инновационной среды в условиях цифровой экономики: особенности, проблемы, перспективы // Организатор производства. 2019. Т. 27. № 4. С. 61–68. DOI: 10.25987/VSTU.2019.51.18.005Panchenko V.E., Sirotkina N.V. Development of an innovative environment in the digital economy: Features, problems, prospects. Organizator proizvodstva = Organizer of Production. 2019;27(4):61-68. (In Russ.). DOI: 10.25987/VSTU.2019.51.18.005Плотников В. А. Цифровизация производства: теоретическая сущность и перспективы развития в российской экономике // Известия Санкт-Петербургского государственного экономи-ческого университета. 2018. № 4 (112). С. 16–24.Plotnikov V.A. Digitalization of production: Theoretical essence and development prospects in the Russian economy. Izvestiya Sankt-Peterburgskogo gosudarstvennogo ekonomicheskogo universiteta. 2018;(4):16-24. (In Russ.).Polozhentseva Yu., Klevtsova M., Leontyev E. Effects of the economic space digitalization in the context of modern society transformation // Економiчний часопис-XXI. 2019. № 11–12. С. 78–87.Polozhentseva Yu., Klevtsova M., Leontyev E. Effects of the economic space digitalization in the context of modern society transformation. Ekonomichnii chasopis-XXI = Economic Annals-XXI. 2019;(11-12):78-87.Институциональная трансформация социально-экономических систем в условиях цифровизации: состояние, тренды, проблемы и перспективы: монография / под ред. Ю. В. Вертаковой. Курск: Университетская книга, 2020. 294 с.Vertakova Yu.V., ed. Institutional transformation of socio-economic systems in the context of digitalization: State, trends, problems and prospects. Kursk: Universitetskaya kniga; 2020. 294 p. (In Russ.).Семилетов С. И., Соловьев В. Ю.Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации // Информационное право. 2011. № 3. С. 7–13.Semiletov S.I., Solov’ev V.Yu. Legislative framework of electronic document management in the Russian Federation. Informatsionnoe pravo = Informational Law. 2011;(3):7-13. (In Russ.).Публичное управление в условиях цифровой глобализации: монография / под ред. А. В. Полянина. Орел: Изд-во Среднерусского института управления – филиала РАНХиГС, 2020. 268 с.Polyanin A.V., ed. Public administration in the context of digital globalization. Orel: Central Russian Institute of Management –RANEPA Branch; 2020. 268 p. (In Russ.).Вертакова Ю. В., Козьева И. А., Кузьбожев Э. Н.Управленческие решения: разработка и выбор. М.: Кнорус, 2005. 352 с.Vertakova Yu.V., Koz’eva I.A., Kuz’bozhev E.N. Management decisions: development and choice. Moscow: Knorus; 2005. 352 p. (In Russ.).Плотников В. А., Федотова Г. В.Индикаторы стратегического регионального планирования // Финансовая аналитика: проблемы и решения. 2014. № 17 (203). С. 21–33.Plotnikov V.A., Fedotova G.V. Indicators of strategic regional planning. Finansovaya analitika: problemy i resheniya = Financial Analytics: Science and Experience. 2014;(17):21-33. (In Russ.).Минаева А. А.Проблемы внедрения электронного документооборота в органах государственной власти // Академия педагогических идей «Новация». Серия: Студенческий научный вестник. 2019. № 1. С. 104–107.Minaeva A.A. Problems of the introduction of electronic document management in public authorities. Akademiya pedagogicheskikh idei “Novatsiya”. Seriya: Studencheskii nauchnyi vestnik = Academy of Pedagogical Ideas “Innovation”. Series: Student Scientific Bulletin. 2019;(1):104-107. (In Russ.).Могзоев А. М., Ожигов М. А. Совершенствование документооборота в делопроизводстве органов муниципальной власти // Муниципалитет: экономика и управление. 2018. № 1. С. 97–105.Mogzoev A.M., Ozhigov M.A. Improvement of document circulation in the office work of municipal authorities. Munitsipalitet: ekonomika i upravlenie = Municipality: Economics and Management. 2018;(1):97-105. (In Russ.).Милащенко А. А. Электронный документооборот как фактор повышения эффективности предоставления электронных услуг // Перспективы развития информационных технологий. 2016. № 33. С. 122–127.Milashchenko A.A. Electronic document flow as a factor in increasing the efficiency of the provision of electronic services. Perspektivy razvitiya informatsionnykh tekhnologii. 2016;(33):122-127. (In Russ.).Галушкин А. А.К вопросу об информационной безопасности при оказании государственных и муниципальных услуг через глобальную информационно-телекоммуникационную сеть Интернет // Правозащитник. 2015. № 1. С. 5.Galushkin A.A. On the issue of information security in the provision of state and municipal services through the global information and telecommunications network Internet. Pravozashchitnik = Human Rights Defender. 2015;(1):5. (In Russ.).Максимова Г. В., Тихонова И. В.Развитие документооборота в условиях информационной экономики // Известия Байкальского государственного университета. 2019. № 2. С. 253–261. DOI: 10.17150/2500-2759.2019.29(2).253-261Maksimova G.V., Tikhonova I.V. Development of document flow in terms of information economy. Izvestiya Baikal’skogo gosudarstvennogo universiteta = Bulletin of Baikal State University. 2019;29(2):253-261. (In Russ.). DOI: 10.17150/2500-2759.2019.29(2).253-261Курченков К. Б.Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота // Вестник Воронежского института высоких технологий. 2014. № 12. С. 102–106.Kurchenkov K.B. Electronic document management. Criteria for the development of electronic document management systems. Vestnik Voronezhskogo instituta vysokikh tekhnologii = Vestnik of Voronezh Institute of High Technologies. 2014;(12):102-106. (In Russ.).

The authors declare that there are no conflicts of interest present.